Międzynarodowe wiadomości e-mail, co warto robić, a czego unikać?

Korzystanie z poczty e-mail wiąże się z brakiem opóźnień i opłat. E-maile pozwalają na wyeliminowanie ryzyka związanego z różnicami kulturowymi i strefami czasowymi. Dzięki temu nigdy nie przeszkodzimy nikomu w środku nocy.

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, która dociera do odbiorcy późnym wieczorem lub w święto wolne od pracy, nie otrzymasz natychmiastowej odpowiedzi. Musimy nauczyć się czekać cierpliwie i nie wysyłać wianuszka kolejnych maili.

Jednak, co do generalnych zasad wysyłania i sprawdzania e-maili, odwiedzaj skrzynkę pocztową przynajmniej raz dziennie. Pozwoli Ci to na uniknięcie ewentualnych zleceń i zagubienie ważnych wiadomości.

Czy międzynarodowa wiadomość e-mail  powinna zawierać datę oraz czas Twojej strefy czasowej?

Na konwersacji należy używać skrótów lub znaków walutowych stosowanych w danym kraju. Podczas kontaktu telefonicznego upewnij się, że w wiadomości zawarłeś kod kierunkowy używany w Twoim państwie.

Należy również uważać na prywatne poczucie humoru i grę słów. Jeśli nie chcesz urazić międzynarodowego rozmówcy, nie sil się na specyficzny rodzaj dowcipów.

W różnych kulturach inaczej odbiera się coś, co dla Ciebie wydaje się zabawnym. Możesz więc nieświadomie zrobić negatywne wrażenie.

Jak nie narzekać na trudności techniczne w kontakcie e-mailowym ze swoim klientem?

Staraj się unikać pytania o ponowne przesłanie plików w celu zdobycia dodatkowego czasu. Klient również go nie posiada. Jeśli potrzebujesz danych plików i po odebraniu e-maila nie zapisałeś ich – musisz ich poszukać. Oszukiwaniu, że nie dostałeś e-maila sprawi, że Twój klient zacznie zastanawiać się nad Twoim profesjonalizmem i uczciwością zawodową oraz personalną.

Jak nie być zbyt wylewnym w biznesowych kontaktach z klientem i z tłumaczem?

Nie opisuj mu swoich życiowych perypetii lub zawodów miłosnych. Niektórzy klienci, nawet Ci doświadczeni, często nieświadomie informują o swoim prywatnym życiu z detalami, o których często nie mówią nawet swoim przyjaciołom, więc tym bardziej nie powinni poruszać tego w biznesowych wiadomościach z klientem.

Pisownia – ostatnia ważna kwestia!

Dbaj o jakość swoich wiadomości, sprawdzaj je przed wysłaniem do klienta. Unikaj błędów i literówek. Sprawisz wrażenie profesjonalisty i dzięki temu poczujesz satysfakcję spełnienia na każdym polu.