Jak nawiązać współpracę z klientem?

Skuteczny tłumacz nigdy nie liczy na przypadek. Podczas nawiązywania współpracy z klientem, musisz mieć wszystkie informacje w jednym miejscu i wysłać to, co jest potrzebne. Jeśli uporządkujesz te dokumenty, Twoja praca stanie się znacznie prostsza.

Co warto trzymać w swoim niezbędniku na komputerze:

Folder na komputerze

Może być w dowolnym miejscu na dysku twardym. Utwórz do niego skrót na pulpicie. Dzięki temu, zaoszczędzisz mnóstwo czasu na poszukiwanie ważnych dokumentów. Warto jest go umieścić w folderze na dysku wirtualnym. Nie ma wtedy ryzyka, że Twoje pliki ulegną zniszczeniu, gdy komputer lub system Windows ulegną awarii.

Twoje CV

Stwórz krótką i dłuższą wersję, która jednak nie powinna przekraczać 2-3 stron. CV przesyłaj w formie pliku PDF. Regularnie sprawdzaj czy w CV są odpowiednie informacje – nie ma nic gorszego, niż stworzenie CV bez adresu e-mail lub numeru telefonu.

CV w formie do edycji

Chodzi tu o dokument w pliku MS Word lub LibreOffice Writer (polecam ten drugi, ponieważ pozwala na stworzenie pliku w formacie PDF za pomocą jednego kliknięcia bez instalowania wtyczek). Często po zapominamy, gdzie zapisaliśmy oryginał, a nawet go kasujemy. Gdy chcesz coś zmienić w swoim CV, będziesz musiał pisać je od nowa, dlatego zawsze trzymaj plik do edycji na komputerze. Po edycji skasuj CV w formie PDF i stwórz je jeszcze raz, by uniknąć zamieszania.

Cennik

Także w formie PDF. Powinny się w nim znaleźć standardowe stawki wraz z ceną stworzenia glosariuszy i przelicznikiem jednostek. Napisz w nim jak przebiega procedura zapłaty.

W cenniku dokładnie opisz co wchodzi w skład tłumaczenia – na przykład przetłumaczenie tekstu i sprawdzenie  bez DTP. Jeśli zajmujesz się także DTP, to włącz to do cennika. Poinformuj, czy cena dotyczy strony dokumentu źródłowego, czy tekstu, który stworzyłeś. Po kilku zleceniach będziesz wiedział, o co najczęściej pytają klienci i dopasujesz dokument dokładnie do ich potrzeb.

Cennik w formie pliku do edycji

Twoje ceny zmieniają się w trakcie wykonywania zawodu tłumacza (mam nadzieję, że rosną), dlatego powinieneś mieć cennik także w formie pliku Excel. Postępuj jak z plikami CV – gdy coś modyfikujesz, od razu zmień to w wersji PDF. Wyrób w sobie nawyk usuwania tego, co jest niepotrzebne, przez co będziesz mógł znacznie szybciej znaleźć niezbędne rzeczy.

Przelicznik walut

Gdy współpracujesz z firmą spoza Polski, otrzymasz wynagrodzenie w innej walucie. Aby nie sprzedać swojej pracy zbyt tanio, zrób sobie zakładkę do strony z kursami walut.

Szybki kalkulator stawek

Niektóre czynności, takie jak przeliczanie stawek za tłumaczenie o określonej długości, wykonujesz kilka razy dziennie i tracisz na nie czas. Zrób sobie arkusz kalkulacyjny w Excelu, dzięki któremu wystarczy, że wpiszesz ilość znaków. Od razu dowiesz uzyskasz szybką wycenę. To samo dotyczy przeliczania ilości znaków na strony.

Pliki graficzne

W swoim folderze ze „skarbami” umieść także logo swojej firmy. Dzięki niemu możesz pokazać klientom, że różnisz się od konkurencji. Używaj go na przykład w serwisach z ogłoszeniami. Jeśli go zmieniasz, rób to we wszystkich miejscach jednocześnie. Najlepiej jest przechowywać plik w formacie, który możesz łatwo edytować – na przykład jako plik Gimp z warstwami.

Twoje USP i motto

Unikatowa propozycja sprzedaży i motto firmy. To drugie możesz umieścić na przykład w stopce swojego e-maila. Warto sprawdzić swoje e-maile w programach analizujących spam (jest to dostępne na przykład w systemie Freshmail i GetResponse). Może się okazać, że Twoje wiadomości trafiają do folderu ze spamem, bo jest w nich za dużo wyrażeń, które są postrzegane jako spam.

Szablon wiadomości

Jeśli chcesz, możesz stworzyć także szablon wiadomości w HTML i korzystać z niego podczas wysyłania e-maili.

Dzięki temu, Twoje wiadomości będą wyglądały bardziej profesjonalnie.

Krótka wersja cennika

Nie każdy klient potrzebuje całości cennika. Napisz go także w krótkiej wersji tekstowej – na przykład tłumaczenie + edycja za jedną stronę 1800 słów – 27 zł.

Schemat rozmowy telefonicznej

Podczas rozmowy telefonicznej, często zapomina się wspomnieć o wielu istotnych elementach współpracy. Zapisuj wszystko, co masz uzgodnić z klientem.

Najważniejsza porada

Gdy już zgromadzisz wszystkie niezbędne rzeczy w jednym miejscu, pozostaje Ci tylko jedno – musisz nauczyć się ich używać. Nawet najlepiej dopracowane informacje nie pomogą, jeśli nie będziesz ich wykorzystywał.